Microsoft OneNote – kostenloses Tool für Schriftsteller

Seit dem 18.03.14 stellt Microsoft sein Notizenverwaltungsprogramm OneNote, das bisher ausschließlich im Rahmen eines kompletten Office-Pakets oder einzeln für stolze 69 Euro vertrieben wurde, der Allgemeinheit kostenlos zur Verfügung – und zwar nicht irgendeine überalterte oder stark abgespeckte Version, sondern die aktuelle Version aus Office 2013.

Der Grund für Microsofts Initiative ist recht offensichtlich: Hier geht es in erster Linie um Marktanteile und darum, den Bekanntheitsgrad von OneNote zu erhöhen. Dieser Schlag zielt in Richtung des großen Konkurrenten EverNote, der sich mit seiner kostenlosen Notizverwaltungssoftware seit Jahren großer Bekanntheit und Beliebtheit erfreut. Dabei nehmen die Entwickler von Evernote ihr Geld nicht durch den Verkauf der Software ein, sondern durch den Verkauf eines günstigen Abos mit mehr Speicherplatz und zusätzlichen Funktionen.

Dieser Schritt ist mehr als Grund genug, sich Microsoft OneNote einmal genauer anzuschauen. Ist OneNote für Schriftsteller geeignet? Was genau kann man als Autor damit anfangen? Ist es besser als EverNote? Schlechter? Oder einfach nur anders?

OneNote für alle Betriebssysteme

OneNote ist seit dem März-Update als kostenloses Programm für so ziemlich alle bekannten stationären und mobilen Betriebssysteme erhältlich: Es gibt Versionen für WindowsMac OS-XAndroid, iOS (sogar als separate Versionen für iPadund iPhone), natürlich auch für Microsofts hauseigenes Smartphone-Betriebssystem Windows Phone und last not least eine webbasierte Version, die man einfach über den Browser aufrufen und benutzen kann.

Dabei gelten allerdings ein paar kleine Einschränkungen, denn um OneNote kostenlos nutzen zu können, sollte man schon ein aktuelles Betriebssystem auf seinem Rechner, Tablet oder Smartphone haben. So läuft die neue Mac-Version erst ab MacOS-X 10.6.6, die Versionen für iPad und iPhone erst ab iOS 7.0 und auch für die Windows-Version muss der eigene Rechner unter Windows 8 oder zumindest unter Windows 7 laufen.

PC-Besitzer mit Vista oder gar noch mit Windows XP bleiben außen vor. Das ist allerdings nicht unbedingt ein reiner Schachzug von Microsoft, um PC-Besitzer zum Upgrade auf ein aktuelleres Betriebssystem zu drängen. Da das neue, kostenlose OneNote auf der aktuellen Version OneNote 2013 basiert, ist es nicht überraschend, dass es ebenso wie das komplette 2013er Office-Paket nur noch unter Windows 7 und Windows 8 läuft.

Wer noch ein älteres Betriebssystem auf seinem Rechner hat, kann lediglich auf die browserbasierte Version ausweichen, die zwar auch unter XP oder Vista problemlos läuft, aber dafür im Vergleich zu den Desktop-Versionen nur über eingeschränkte Möglichkeiten verfügt.

Ältere Versionen von OneNote, die noch mit XP oder Vista kompatibel waren, werden übrigens nicht kostenlos angeboten. Diese müssen weiterhin ganz normal gekauft werden – genau wie auch OneNote 2013 überraschenderweise weiterhin auch als einzelnes Programm für 69 Euro bestellt werden kann.

Datensicherung und Synchronisierung

Das Speichern und Synchronisieren der Daten ist bei OneNote sehr einfach und unkompliziert gelöst. Das neue OneNote wurde von Microsoft als Online-Tool konzipiert und speichert standardmäßig alle Daten in der Cloud – genauer gesagt im SkyDrive, das man bei Microsoft kostenlos im Rahmen eines Microsoft-Accounts erhält.

Zum Microsoft-Konto gehört neben SkyDrive und der kostenlosen Webversion von OneNote natürlich noch mehr: ebenso wie man bei Google mit seinem Konto Zugriff auf Googlemail, den Google Kalender und Google Text&Tabellen hat, hat man bei Microsoft Zugriff auf Outlook, den Kalender, Word, Excel, Powerpoint und natürlich jetzt auch auf OneNote. All diese Programme speichern ihre Daten online im SkyDrive des Anwenders ab.

Obwohl man mit dem normalen SkyDrive bereits 7 GB Onlinespeicher hat, was für Texte, Tabellen und OneNote-Notizbücher mehr als ausreichend sein sollte, kann man bei Microsoft nun auch auf das neue OneDrive aufstocken, einen Dropbox-ähnlichen Synchronisierungsdienst. Hier erhält man schon für die Einrichtung weitere 3 GB Speicher, bis zu 5 weitere GB sind für Empfehlungen an Freunde und Bekannte drin.

Da OneNote alle Daten online speichert, ist eine Registrierung (bzw. eine Anmeldung be einem bereits vorhandenen Microsoft-Konto) natürlich erforderlich. Das war für viele User bei der Android-Version bereits Grund genug, das Programm direkt negativ zu bewerten – aber warum? Auch beim großen Konkurrenten EverNote muss man sich registrieren und sich einen Online-Cloudspeicher anlegen, ohne den auch hier nichts läuft. Ebenso wie bei Dropbox, Copy und allen anderen Online-Diensten.

Wer also generell Bedenken dagegen hat, sich irgendwo registrieren zu müssen und seine Daten online in der Cloud zu speichern, muss auf OneNote ebenso wie auf EverNote verzichten.

Die Online-Speicherung der Daten hat für den User in der Praxis große Vorteile: Man braucht bei OneNote seine Notizbücher niemals explizit zu speichern. OneNote speichert sämtliche Änderungen automatisch, so dass die online gespeicherten Daten stets auf dem aktuellen Stand sind und selbst durch einen Programm- oder Rechnerabsturz keine Daten verloren gehen können.

Die Windows-Version speichert übrigens alle Notizbücher parallel auch lokal, so dass man auch hier stets eine Offline-Sicherheitskopie hat. Nicht, dass man diese brauchen würde. Die Online-Speicherung ist in Sachen “Prävention von Datenverlust” mindestens ebenso sicher wie jede Datensicherung, die man sich auf dem eigenen Rechner einrichten kann.

Organisation mit OneNote

Ähnlich wie EverNote speichert auch OneNote seine Notizen in Notizbüchern ab – doch damit enden die Ähnlichkeiten auch schon fast. Denn während die Notizbücher von EverNote die Notizen innerhalb eines Notizbuchs mehr chronologisch ordnen und lediglich über Schlagwörter und eine ausgefeilte Such- und Filterfunktion zugänglich machen, sind die Notizbücher in OneNote mehr wie “echte” Notizbücher oder Akten aufgebaut.

Screenshot OneNote

Bei OneNote handelt es sich um einen echten Freiform-Organizer, in dem man so ziemlich alles ablegen kann, was einem einfällt: Texte, Bilder, Links, Audio- und Video-Aufzeichnungen und sogar freihändige Skizzen.

Dabei ist OneNote nicht wie EverNote nur eine Sammlung “loser Notizzettel” in einzelnen Notizbüchern, sondern eine hierarchisch sauber strukturierte Datensammlung. Das macht OneNote, wie wir nachher noch sehen werden, zu einem idealen Werkzeug für Schriftsteller.

Die oberste Ebene in OneNote sind die einzelnen Notizbücher, vergleichbar mit Dateien in Word, Excel oder ähnlichen Programmen. Innerhalb eines Notizbuchs kann man beliebig viele Abschnitte definieren. Diese Abschnitte lassen sich mit Aktenreitern oder Trennblättern in einem Hängeregister oder Aktenordner vergleichen – oder mit den farbigen PostIt-Fähnchen, die man in einem normalen Notizbuch an den Seitenrändern platzieren kann, um bestimmte Stellen schneller wieder zu finden.

Innerhalb eines solchen Abschnitts kann man wiederum beliebig viele Seiten anlegen. Diese bestehen ähnlich wie bei EverNote aus einer Überschriftszeile, die zugleich den Titel des Blatts in der Übersicht ergibt, und dem eigentlichen Text.

Seiten lassen sich dabei beliebig per Drag&Drop verschieben und sogar hierarchisch anordnen. Man kann also zu einer Seite noch beliebig viele Unterseiten anlegen und diese, wenn die Hauptseite “zugeklappt” ist, gemeinsam innerhalb von OneNote beliebig verschieben.

Auch bei den Abschnitten gibt es eine ähnliche Funktion – die Abschnittsgruppen. Hiermit legt man quasi ein Notizbuch innerhalb eines Notizbuchs an, das wiederum eigene Abschnitte und sogar Abschnittsgruppen haben kann. Sozusagen eine Mischung aus den ineinander stapelbaren russischen Holzpüppchen und der mehrstufigen Datenstruktur eines guten Outliners.

Egal, wie man seine Daten und Notizen in OneNote organisieren möchte: hier wird man kaum an die Grenzen des Möglichen stoßen.

OneNote – besser als EverNote?

An dieser Stelle werden sich viele Leser die Frage stellen, was denn nun besser ist: EverNote oder OneNote. Glücklicherweise ist dies keine Entweder-Oder-Entscheidung, sondern beide Programme haben ihre individuellen Stärken und können wunderbar in enger Symbiose nebeneinander existieren.

Was mir bei OneNote persönlich wesentlich besser als bei EverNote gefällt, ist die hierarchische und damit sehr buchähnliche Organisation der Daten. Gerade für die Planung von Romanen, Sachbüchern oder auch Blogposts finde ich es wesentlich übersichtlicher und leichter bedienbar als EverNote.

Schön ist auch die Konzeption als Freiform-Editor: Man kann überall auf jeder Seite hinklicken, dort etwas hinschreiben, ein Bild oder einen Link einfügen oder von Hand bzw. mit der Maus etwas zeichnen. Alle Notizen lassen sich jederzeit anklicken und per Drag&Drop an eine andere Stelle ziehen. Das ist wunderbar flexibel und lässt einem größtmögliche kreative Freiheiten.

Dafür hat EverNote im Vergleich zu OneNote in Sachen Schlagwörter/Tags ganz klar die Nase vorne. Hier ist OneNote eher rudimentär ausgestattet, während das Verschlagworten von Einträgen in Evernote extrem komfortabel und leistungsfähig ist.

Auch die Such- und Filterfunktion ist in EverNote noch einfacher und komfortabler als in OneNote gelöst: Schon während man im Such-/Filterfenster tippt, schränkt man die verbleibenden Notizen interaktiv immer weiter ein. Auch hier also ein Punkt für EverNote.

Doch glücklicherweise muss man sich als Autor ja nicht für eines von beiden Programmen entscheiden, sondern kann beide durchaus parallel zueinander verwenden. EverNote ist nach wie vor mein Favorit, wenn es darum geht, bei der Recherche schnelle Notizen und Webclips aus dem Internet zu kopieren und zu verschlagworten.

Allerdings ist OneNote ganz klar meine erste Wahl, wenn es um das Planen und Organisieren von Buchprojekten geht. Hier stellt es sogar die meisten Outliner in den Schatten.

Also zwei wirklich getrennte Bereiche, die sich gegenseitig nicht ins Gehege kommen.

OneNote für Schriftsteller

Wie gerade erwähnt finde ich OneNote ideal zum Planen von Büchern oder Blogs und für die themenbezogene Recherche. Hier kann man für jedes Projekt ein separates Notizbuch anlegen und so seine Notizen und Unterlagen sauber trennen. So habe ich für jedes eigenständige Buch ein separates Notizbuch und ein weiteres für Blogposts bzw. Ezine-Artikel.

Ganze Buchserien (egal ob Roman oder Sachbuch) lassen sich gut in einem Notizbuch zusammenfassen, indem man einfach für jeden einzelnen Band eine separate Abschnittsgruppe definiert, die ja quasi ein “Notizbuch im Notizbuch” darstellt. Informationen, die die gesamte Buchserie betreffen, lassen sich in einer weiteren Abschnittsgruppe zusammenfassen und stehen so stets zur Verfügung, unabhängig davon, an welchem Band man gerade arbeitet.

Abschnitte lassen sich prima für Bereiche wie Charaktere, Setting, Szenenentwürfe o.ä. verwenden. Jede Figur, jeder Handlungsort oder jeder Szenenentwurf hat dann innerhalb dieses Abschnitts ein eigenes Blatt – oder bei komplexen Themen wie ganzen Charakterfiles eines wichtigen Protagonisten einen ganzen Stapel Blätter, die unter einem Deckblatt gebündelt werden.

Zum eigentlichen Schreiben eines Buchs ist OneNote allerdings nicht wirklich geeignet. Dazu fehlen diverse Funktionen wie ein Wordcount (den der Konkurrent EverNote bei seinen Notizen bietet) und komfortable Export-Funktionen, um aus den Notizen nachher ähnlich wie bei Scrivener ein fertiges Buch zu machen. Aber für so etwas ist ein Notizverwaltungsprogramm wie OneNote auch nicht wirklich gedacht.

Praktisch finde ich in jedem Fall, dass man über sein Tablet oder Smartphone jederzeit von unterwegs auf seine Notizbücher zugreifen und daran weiter arbeiten kann. Auch wenn die mobilen Versionen ebenso wie die Web-Version verglichen mit der Desktop-Version nur einen abgespeckten Funktionsumfang haben, hat man so dennoch einen nahtlosen mobilen Workflow, ohne sich um lästige Routineaufgaben wie die Datensynchronisierung zwischen den unterschiedlichen Rechnern oder Geräten Gedanken machen zu müssen.

Kooperation mit OneNote

Besonders praktisch erweist sich OneNote auch für die Schriftsteller, die nicht alleine im stillen Kämmerlein an ihren Projekten werkeln, sondern gemeinsam mit einem Partner an ein und demselben Projekt arbeiten – und das womöglich über größere Entfernungen hinweg.

Durch die Möglichkeit, Notizbücher freizugeben und so gemeinsam an demselben Notizebuch zu arbeiten, macht OneNote eine solche Kooperation noch einfacher. So können mehrere Autoren gemeinsam zu einem Projekt beitragen, die Notizen und Ideen der anderen lesen, diese kommentieren und mit neuen Ideen oder von ihnen recherchierten Informationen zum Fortschritt des Gesamtprojekts beitragen.

Fazit

OneNote erweist sich durch seine vielfältigen Möglichkeiten als flexibler und vielseitiger als die meisten Outliner. Der einzige Outliner, der in meiner persönlichen Hitliste der Autorentools noch mithalten kann, ist das (allerdings rein englischsprachige) RightNote.

Durch seine Buchstruktur mit Abschnitten und einzelnen Seiten ist OneNote ideal für Planung und Recherche. Obwohl es auch ein Notizbuch für “Schnelle Notizen” gibt, in dem man noch unkategorisierte Einträge ablegen kann, fördert OneNote im Gegensatz zu EverNote das strukturierte Arbeiten. Man kann nicht einfach alles in ein großes Notizbuch packen,  man dann nach Suchbegriffen filtert, sondern sollte sich schon überlegen, in welchen Kontext eine bestimmte Information bzw. Seite gehört.

Ob das nun ein Vor- oder Nachteil ist, muss jeder Autor anhand seiner persönlichen Arbeitsweise für sich selbst beantworten. Aber da auch das fertige Buch später eine gewisse Struktur haben sollte, empfinde ich die programminterne Logik von OneNote ähnlich wie die von Scrivener als äußerst positiv und nützlich.

Dadurch, dass OneNote nun kostenlos für fast alle Betriebssysteme und mobilen Endgeräte erhältlich ist und man so von überall jederzeit auf seine aktuellen, in der Cloud gespeicherten Projektdaten zugreifen kann, wird OneNote zu einer perfekten Ergänzung von EverNote und zu einem nützlichen Bestandteil des Autoren-Workflows.

Sie können das Programm über OneNote.com für Ihr Betriebssystem (bzw. Ihre unterschiedlichen Geräte) herunterladen und sich hier auch gleich für ein kostenloses Microsoft-Konto (falls Sie noch kein solches haben) anmelden.

Testen Sie OneNote einfach mal aus – es lohnt sich!


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