Projekt- und Ideenarchiv für Schriftsteller

Zu viele Ideen, zu wenig Zeit. Wenn Sie schon etwas länger schreiben, kennen Sie dieses Problem vermutlich nur allzu gut. Frei nach John Steinbecks Zitat „Ideen sind wie Kaninchen. Man hat ein paar und lernt mit ihnen umzugehen, und schon bald hat man ein Dutzend.“ wachsen Ideen für neue Bücher, Artikel oder Kurzgeschichten erfahrungsgemäß viel schneller nach, als man diese tatsächlich umsetzen kann.

Also beginnt man damit, ein Ideenarchiv anzulegen. Bei manchen besteht dieses aus einem simplen Notizbuch, bei anderen aus separaten Textdateien am Computer und bei noch anderen aus einer Sammlung fliegender Zettel. Doch all diese Ansätze haben den gemeinsamen Nachteil, dass man früher oder später den Überblick verliert und entweder nichts mehr wiederfindet oder (wie beim Notizbuch) keinen Platz mehr hat, um neue Notizen und Ideen zu ergänzen, die zu einer bestimmten Projektidee gehören.

Ideal wäre also ein übersichtliches und flexibles Archiv, in dem man sowohl seine Ideen als auch die Unterlagen für bereits begonnene Projekte aufbewahren und jederzeit leicht wiederfinden kann. Ein solches System gibt es – und Sie brauchen dafür nicht mehr als einige große Briefumschläge und eine freie Ebene eines Bücherregals.

Das Projekt- und Ideenarchiv, das ich Ihnen hier vorstellen möchte, basiert auf dem sogenannten Noguchi-Ablagesystem. Dieses System wurde von dem japanischen Wirtschaftswissenschaftler Yukio Noguchi erfunden, der damit ein Ablagesystem entwickeln wollte, in dem alles ordentlich organisiert ist, aber in dem man die wichtigsten oder am häufigsten verwendeten Unterlagen leicht auffindbar und stets griffbereit parat hat, ohne erst alle Unterlagen durchsuchen zu müssen. Das klingt nicht nur so, als ob es optimal auf die Bedürfnisse von Schriftstellern zugeschnitten wäre, sondern ist es auch.

Und alles, was man dafür benötigt, sind ein paar Päckchen große Briefumschlage ohne Fenster und ein Bücherregal, in das man diese Umschläge aufrecht hineinstellen kann.

Ein Schnelleinstieg ins Noguchi-System

Das Noguchi-System basiert darauf, dass man alle Notizen, fliegenden Zettel und abzulegenden Unterlagen in Umschlägen aufbewahrt, die durch das System ganz automatisch nach der Häufigkeit ihrer Verwendung sortiert werden. Die Umschläge, die man häufig braucht, stehen also immer ganz vorne griffbereit, während die selten (bzw. schon lange nicht mehr) verwendeten Umschläge immer weiter nach hinten wandern.

Wenn man einen Umschlag braucht, um etwas darin abzulegen, etwas nachzuschauen oder mit den Informationen aus diesem Umschlag zu arbeiten, holt man diesen aus dem Regal (meist hat man schon ein recht gutes Gefühl dafür, wie weit vorne oder hinten der Umschlag ungefähr stehen könnte), arbeitet damit und stellt ihn anschließend ganz vorne ins Regal zurück. Auf diese Weise stehen immer die Umschläge ganz vorne griffbereit, die man als letztes verwendet hatte – also bezogen auf die Verwendung für ein Projekt- bzw. Ideenarchiv die Projekte, an denen wir momentan aktiv arbeiten.

Die Auswahl der passenden Umschläge

Da in diese Umschläge auch mehr als nur eine Handvoll A4-Blätter passen sollen, würde ich statt der üblichen C4-Briefumschläge (229mm x 324mm) im Zweifelsfall lieber die etwas größeren B4-Umschläge (250mm x 353mm) verwenden. Selbst wenn man anfangs glaubt, mit C4 auszukommen, sollte man bedenken, dass alle Umschläge beim Noguchi-System dieselbe Größe haben müssen. Es ist daher nachträglich nur mit relativ großen Aufwand möglich, sein ganzes Archiv von C4 auf B4 umzustellen.

Das Umschlagformat B4 hat darüber hinaus den Vorteil, dass man auch Schnellhefter darin ablegen kann und dass man ggf. für besonders umfangreiche Projekte B4-Faltentaschen verwenden kann, die sich von der Größe her im Noguchi-Archiv problemlos mit normalen B4-Umschlägen kombinieren lassen.

Vorbereitung der Umschläge

Für das Noguchi-System werden von den Umschlägen die obersten paar Zentimeter inklusive der Lasche abgeschnitten, so dass die Umschläge anschließend nur noch eine Höhe von maximal 31cm haben. So kann man die Unterlagen leichter aus dem Umschlag entnehmen.

Ich selbst habe mir sogar angewöhnt, die Umschläge auf ca. 29cm zu kürzen, so dass die A4-Blätter oben etwas aus dem Umschlag herausragen und noch leichter entnommen werden können – aber das ist natürlich Geschmackssache.

Beschriftung und Farbcodierung der Umschläge

Damit man auch von außen erkennen kann, was sich in den jeweiligen Umschlägen befindet, müssen diese natürlich beschriftet und ggf. farblich codiert werden.

Eine Farbcodierung macht Sinn, wenn man in seinem Ideen- / Projektarchiv ganz unterschiedliche Arten von Projekten sammelt. Wenn man beispielsweise sowohl Romane als auch Sachbücher und Kurzgeschichten schreibt, kann man hierfür drei unterschiedliche Farben verwenden, z. B. rot für Romane, grün für Kurzgeschichten und blau für Sachbücher.

Sucht man dann z. B. die Unterlagen zu einer Romanidee, weiß man gleich, dass man die grün und blau gekennzeichneten Umschläge direkt überblättern kann.

Ich verwende hierfür gerne farbiges Isolierband. Wenn ich einen neuen Umschlag anlege, schneide ich ein 2cm breites Stück ab und klebe es am oberen Rand des Umschlags um den rechten Rand. Das geht schneller und sieht ordentlicher aus, als hier zu Filzstiften o.ä. zu greifen und farbige Kästchen zu malen.

Bei der Beschriftung der Umschläge sollte man darauf achten, dass man diese lesen kann, ohne sich den Kopf zu verdrehen. Daher sollte man die Umschläge mit senkrecht untereinander angeordneten Buchstaben beschriften.

Diese Beschriftungsstreifen drucke ich mir über Excel aus (hier kann man über „Ausrichtung“ die Schrift sauber senkrecht anordnen) und klebe die Streifen dann an den rechten Rand des Umschlags.

Der fertige Umschlag sieht dann ungefähr so aus:

Der Hilfs-Zeitstrahl: Monatspappen

Auch wenn das ursprüngliche Noguchi-System ohne ein solches Hilfsmittel auskommt, habe ich mein Noguchi-Projektarchiv zur besseren Orientierung um „Monatspappen“ ergänzt.

Hierbei handelt es sich um Pappstreifen von 6cm x 29,7cm, an deren rechten Rand ich senkrecht (also ähnlich wie bei den Umschlägen) Monat und Jahr schreibe. Diese Pappstreifen schneide ich mir aus den Papp-Rückseiten von alten Schreibblöcken oder Collegeblöcken zu – ein Pappdeckel ergibt drei Streifen á 6 cm.

Diese Streifen mache ich mir meist auf einen Rutsch für die nächsten 12 Monate fertig. Sobald ein Monat um ist, kommt der Streifen für den jeweiligen Monat vor den aktuell vordersten Umschlag – also Ende Februar 2017 der Pappstreifen „02/2017“. Alle Umschläge, die anschließend dazu kommen oder, nachdem man mit ihnen gearbeitet hat, wieder vorne einsortiert werden, landen vor diesem Pappstreifen.

Dieses kleine Hilfsmittel hat für mich den Vorteil, dass ich Projekte oder Projektideen, an denen ich lange nichts mehr gemacht habe, schneller wiederfinden kann. Oft erinnere ich mich beispielsweise, dass ich zuletzt gegen Ostern, während der Sommerferien oder zwischen den Jahren an einem Projekt oder einer Idee gearbeitet hatte. Durch die Pappstreifen weiß ich direkt, wo ich mit meiner Suche einsteigen kann, und werde so noch schneller fündig.

Pappstreifen, hinter denen kein Umschlag mehr steht, werden ausrangiert und kommen in den Papiermüll. Wenn es also keine Projekte oder Projektideen mehr gibt, die zuletzt im April 2016 angepackt wurden, weil der letzte Umschlag davon gerade nach vorne gewandert ist, ist der Pappstreifen „04/2016“ unnötig geworden und kann weg.

Was tun, wenn der Platz ausgeht?

Eine der Stärken des Noguchi-Systems ist seine Übersichtlichkeit. Wenn einem also allmählich der Platz für neue Umschläge ausgeht, sollte man keine zweite Regalebene einrichten, sondern die mittlerweile ganz nach rechts gewanderten Umschläge (also die Projekte oder Projektideen, die man wirklich schon verdammt lange keines Blickes mehr gewürdigt hat) kritisch durchsehen.

Manchmal springt dabei der Funke wieder neu über und man bekommt direkt wieder Lust, an diesem Projekt oder dieser Idee weiter zu arbeiten. In diesem Fall arbeiten Sie zumindest ein paar Minuten daran (und wenn es nur ist, indem Sie sich Ihre bisherigen Notizen durchlesen und ein paar neue Ansatzpunkte notieren) und stellen den Umschlag anschließend ganz nach vorne, da er jetzt wieder „topaktuell“ ist.

Manchmal hat man allerdings auch das Interesse an der Idee verloren oder weiß überhaupt nicht mehr, was man sich damals bei diesen Notizen gedacht hatte. In diesem Fall kann man den Umschlag mit den Notizen ohne großes Bedauern entsorgen und so für Platz im Regal sorgen.

Natürlich gibt es auch die Fälle, in denen die Notizen einfach zu schade zum Wegwerfen sind, obwohl man weiß, dass man weder Lust noch Zeit hat, in absehbarer Zeit an diesem Projekt oder dieser Idee weiter zu arbeiten. Solche Umschläge sortieren Sie zwar ebenfalls aus, packen diese aber in einen Karton, den Sie im Keller oder auf dem Dachboden aufbewahren, wo er nicht im Weg steht. „Neu aussortierte“ Umschläge kommen immer obendrauf, so dass auch innerhalb dieses Archiv-Kartons die untersten Umschläge die sind, die schon vor ewigen Zeiten ausrangiert wurden.

Hören Sie mit Ihrer Aussortier-Aktion auf, wenn Sie wieder 10-20 cm Luft in Ihrem Noguchi-Regal haben. So bleibt Ihr Projekt- und Ideenarchiv mit minimalem Aufwand immer frisch, lebendig und leicht zu handhaben.


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Weniger ist mehr: Wie ein Wochenfokus Ihre Produktivität beim Schreiben steigert

Ein großes Paradoxon der Produktivität beim Schreiben ist, dass man umso weniger geschafft bekommt, je mehr man sich vornimmt. „Mehr“ ist in diesem Fall nicht vom Pensum her zu sehen, sondern von der Anzahl unterschiedlicher Dinge.

Ich weiß ja nicht, wie es Ihnen geht, aber ich neige immer dazu, mir viel zu viel vorzunehmen. Es gibt so viele Projekte, die man gerne umsetzen möchte. Das reicht von kleine Dingen wie einem Blogpost oder einem Artikel für den WritersWorkshop Autorennewsletter über mittelgroße wie eine Kurzgeschichte bis hin zu richtig großen Projekten wie einem Sachbuch oder einem Roman. So viele verlockende Ideen, dass man sich gar nicht entscheiden kann (und auch nicht entscheiden möchte), was davon man tatsächlich in Angriff nehmen und was man doch besser auf später verschieben sollte.

Und dann sind da natürlich noch die Dinge, die einfach gemacht werden müssen, obwohl sie einem wesentlich weniger Spaß als das eigentliche Schreiben machen. Änderungen an der Homepage oder dem Blog, Buchcover entwerfen und natürlich diverse Marketing-Aktivitäten. Schließlich ist Schreiben zwar schön, aber ohne Marketing verkaufen sich auch die besten Bücher nicht.

Also nimmt man sich von den lästigen Aufgaben nicht zu viele vor und verteilt den Rest der zur Verfügung stehenden Schreibzeit auf zwei bis drei Projekte, die momentan besonders hoch in der eigenen Gunst stehen. Vielleicht ein neuer Blogpost, ein paar Seiten für das neue Sachbuch und ein wenig für die nächste Kurzgeschichte planen. Ein so zusammengestellter Wochenplan hat ein bisschen was von einem Abendessen am Büffet: von allem etwas, damit man nicht das Gefühl hat, auf etwas verzichten zu müssen.

Doch genau wie beim Büffet nicht alles zusammen passt und manche verwegene Kombination am nächsten Morgen für Magendrücken sorgt, kann einem auch ein solcher Wochenplan schwer wie ein Backstein im Magen liegen.

Je mehr unterschiedliche Dinge man sich für die Woche vorgenommen hat, desto mehr bremst man sich selbst aus. Wenn man sich morgens ans Schreiben setzt, steht man vor der leidigen Entscheidung, womit man denn nun anfangen soll. Erst mal der Blogpost? Aber eigentlich hätte ich viel mehr Lust, an der Kurzgeschichte zu arbeiten. Nach ein paar halbherzigen Versuchen, einen guten Blogpost aus dem Boden zu stampfen, gibt man der Versuchung nach und widmet sich der Kurzgeschichte. Doch irgendwie wollen einem die Ideen nicht richtig kommen. Vielleicht liegt es an der rasch näher rückenden Deadline für das Sachbuch? Also wird die Kurzgeschichte beiseite gelegt und man macht sich ans Sachbuch, während im Hintergrund der Blogpost und die Kurzgeschichte ungeduldig mit den Füßen scharren und auf ihre Chance warten. Ganz zu schweigen von den lästigen Marketing-Aufgaben, vor denen man sich bisher auch gedrückt hat.

Und ehe man sich versieht, ist die Zeit, die man sich mühsam zum Schreiben freigeschaufelt hatte, fast um und man muss ernüchtert, frustriert und schlecht gelaunt erkennen, dass man nichts Greifbares als Gegenwert für die verlorene Zeit vorzuweisen hat – nur geistiges Chaos. Die Erkenntnis, dass die Zeit verstrichen ist und man keinen Schritt weiter als vorher ist, frustriert einen und sorgt für Stress und Kopfschmerzen. Die Laune sinkt in den Keller – und, glauben Sie mir: das ist nicht die beste Ausgangssituation für den nächsten Tag.

Rezeptfreies Gegenmittel: der Wochenfokus

Ganz anders sieht die Sache aus, wenn Sie sich für jede Woche einen Schwerpunkt vornehmen: einen Wochenfokus. Eine Sache, um die Sie sich in dieser Woche mit Vorrang kümmern. Ein Ziel, auf das Sie sich konzentrieren und bei dem Sie in dieser Woche so weit wie möglich voran kommen wollen.

Diese Konzentration auf ein einziges Ziel wirkt auf den ersten Blick wie ein schmerzlicher Verzicht auf all die anderen Dinge, die man gerne machen würde, doch manchmal ist weniger tatsächlich mehr – und dies ist einer dieser Fälle.

Um sich für den richtigen Wochenfokus zu entscheiden, überlegen Sie, welches Ihrer möglichen Projekte zuerst fällig ist. Wenn Sie beispielsweise bis Samstag Ihren nächsten Blogpost online haben müssen, die Deadline für Ihr Buch hingegen noch ein paar Monate entfernt ist, ist der perfekte Wochenfokus Ihr Blog.

Sie könnten jetzt natürlich den Fokus auf Ihr Blog legen, bis Sie Ihren nächsten Blogpost geschrieben, überarbeitet und vorterminiert haben, und anschließend den Rest der Woche an Ihrem Roman oder Sachbuch arbeiten. Doch dann haben Sie in der nächsten Woche wieder dasselbe Problem.

Solange Sie also in dieser Woche nicht zwingend noch etwas anderes erledigen müssen, sollten Sie lieber die gesamte Woche dafür einplanen, sich einen Puffer von Blogposts für die nächsten Wochen aufzubauen. Nutzen Sie diese Woche, um möglichst viele Ideen für weitere Blogposts zu sammeln und zumindest eine Handvoll Blogposts fertigzustellen und vorzuterminieren. Das verschafft Ihnen ein paar Wochen Luft, in denen Sie sich um Ihre anderen Projekte kümmern können, ohne einen Gedanken an Ihr Blog verschwenden zu müssen.

Wochenplanung mit dem Wochenfokus

Wenn Sie Ihre nächste Woche planen, sollten Sie nicht nur Ihren Wochenfokus festlegen, sondern auch dieses Projekt wie ein Uhrwerk in seine „beweglichen Teile“ zerlegen. Was könnten Sie in der nächsten Woche alles machen, um dieses Projekt voran zu treiben oder es womöglich sogar schon zum Abschluss zu bringen? Schreiben Sie alles auf, was Ihnen in diesem Zusammenhang in den Sinn kommt.

Im nächsten Schritt markieren Sie die Punkte, die Sie jetzt bereits in Angriff nehmen können und die, wenn Sie diese abhaken können, Ihr Projekt am meisten voran bringen. Im obigen Beispiel mit dem Blog wäre das natürlich alles, was mit Ihrem Blogpost für diese Woche zu tun hat. Egal wie viele tolle Ideen für weitere Blogposts Sie sammeln – das alles ist nichts wert, wenn Sie nicht bis Samstag einen kompletten Blogpost geschrieben und veröffentlicht haben.

Gerade bei großen und komplexen Projekten wie einem ganzen Roman oder Sachbuch haben Sie durch die unterschiedlichen „beweglichen Teile“ Ihres Projekts die Möglichkeit, unterschiedliche Zeiten und Gelegenheiten optimal für Ihr Fokus-Projekt zu nutzen. So kann es sein, dass Sie abends zwar zu müde sind, um noch an der Rohfassung Ihres Buchs weiter zu schreiben, aber durchaus noch Lust haben, am Buchcover zu basteln, den Klappen- bzw. Werbetext vorzubereiten oder noch ein paar fehlende Informationen im Internet zu recherchieren.

Warum ist der Wochenfokus so effektiv?

Die Effektivität der Wochenfokus-Technik kommt daher, dass Sie erstens keine Zeit mit Entscheidungen vergeuden, woran Sie heute und jetzt arbeiten sollten, und zweitens die Anlaufzeiten minimieren. Jedes Mal, wenn Sie auf ein anderes Projekt wechseln, verlieren Sie Zeit, um sich wieder so tief in das Projekt einzuarbeiten, wie Sie vorher „drin“ waren. Eine Viertelstunde ist das Mindeste, was Sie bei jedem Wechsel zwischen Projekten verlieren – oft ist es sogar deutlich mehr. Auf eine Woche hochgerechnet verlieren Sie so schnell mehrere Stunden wertvolle Schreibzeit.

Sie können das ein wenig mit dem Versuch vergleichen, fünf Autos von der Startlinie zum zwei Kilometer entfernten Ziel zu fahren. Ständig zwischen mehreren Projekten hin und her zu springen ist wie, in einen Wagen zu steigen, Gas zu geben, hundert Meter zu fahren, anzuhalten, auszusteigen, zur Startlinie zurück zu gehen, in den nächsten Wagen zu steigen und auch diesen hundert Meter weit zu fahren, bevor man wieder anhält und in einen anderen Wagen steigt.

Raten Sie mal, wie lange dieser Fahrer braucht, bis er alle fünf Wagen im Ziel hat – verglichen mit seinem Konkurrenten, der in einen Wagen steigt und diesen mit Vollgas bis zum Ziel fährt, bevor er zur Startlinie zurück läuft und sich den nächsten Wagen schnappt.

Fokus ohne Reue

Denken Sie daran: die Entscheidung gilt nur für eine einzige Woche. Am Ende der Woche können Sie für die nächste Woche eine neue Entscheidung treffen. Wollen Sie die in den letzten Tagen aufgebaute Eigendynamik beibehalten und mit Vollgas am selben Projekt weiter arbeiten, oder jetzt erst mal auf ein anderes Projekt wechseln?

In den ersten Wochen werden Sie sich vielleicht nervös und angespannt fühlen und das Gefühl haben, etwas Wichtiges zu verpassen. Doch bereits nach wenigen fokussierten Wochen werden Sie merken, dass Ihre Produktivität enorm zugenommen hat und dass Sie kein schlechtes Gefühl mehr dabei haben, alle anderen Projekte zumindest für eine Woche auf Eis zu legen.

Glauben Sie mir: ich spreche aus eigener Erfahrung und würde auf das Setzen eines „Wochenfokus“ nicht mehr verzichten wollen. Es beruhigt, vermeidet Stress und sorgt zugleich dafür, dass man besser voran kommt, als man es früher für möglich gehalten hätte.

Der Wochenfokus ist (natürlich auf einem größeren Maßstab) dasselbe wie der Verzicht auf das fälschlicherweise so oft glorifizierte Multitasking, das, wie Untersuchungen erwiesen haben, unsere geistige Leistungsfähigkeit noch mehr herabsetzt als das Rauchen von Haschisch. Setzen Sie auf stressfreie, fokussierte Produktivität – einerseits mit dem klassischen „Singletasking“, bei dem Sie sich zu jedem Zeitpunkt nur auf eine Aufgabe konzentrieren, und andererseits mit dem „Wochenfokus“.

Ein As im Ärmel: das „Priorität B“-Projekt

Natürlich ist es in der Praxis leider nicht immer möglich, sich eine komplette Woche lang ausschließlich auf ein einziges Projekt zu konzentrieren. Generell kann man dabei drei unterschiedliche Fälle unterscheiden:

  1. Das Wochenfokus-Projekt ist entweder so klein oder bereits so weit fortgeschritten, dass man es im Laufe der Woche komplett abschließen kann. Da man den Rest der Woche natürlich nicht einfach ungenutzt verstreichen lassen will, braucht man ein „Priorität B“-Projekt, das nach dem Abschluss des Wochenfokus-Projekts für den Rest der Woche nachrückt.
    Historisches Beispiel: Der Schriftsteller Anthony Trollope (einer der produktivsten Autoren der Geschichte) war dafür bekannt, dass er, sobald er das Wort „ENDE“ unter die letzte Seite seines aktuellen Romans geschrieben hatte, direkt ein neues Blatt in seine Schreibmaschine spannte und, ohne eine Pause zu machen, direkt mit dem ersten Kapitel des nächsten Romans begann.
  2. Man steht zeitlich so mit dem Rücken zur Wand, dass man in der laufenden Woche bei zwei Projekten zumindest einen wichtigen Meilenstein erreichen muss. In diesem Fall sollte man abwägen, bei welchem der beiden Projekte man den Meilenstein am schnellsten erreichen kann. Dieses Projekt nimmt man zuerst in Angriff und wechselt, sobald man den Meilenstein erreicht hat, für den Rest der Woche auf das andere Projekt.
    Das möglichst schnelle Abhaken des ersten Meilensteins nimmt den Druck aus der Woche und sorgt dafür, dass man sich den Rest der Woche ausschließlich auf das zweite Projekt konzentrieren kann.
  3. Je nachdem, in welcher Phase sich ein Projekt befindet und wie viele (oder eher: wie wenige) „bewegliche Teile“ das Projekt momentan hat, kann man nicht unbedingt jede sich auftuende Zeitlücke produktiv für dieses Projekt nutzen. Für die Gelegenheiten, bei denen Sie absolut nichts (oder zumindest nichts Sinnvolles) an Ihrem Wochenfokus-Projekt arbeiten können, sollten Sie ebenfalls ein „Priorität B“-Projekt in der Hinterhand halten, auf das Sie dann umschwenken können. Natürlich versteht es sich von selbst, dass Sie direkt wieder zu Ihrem Wochenfokus-Projekt zurück wechseln, sobald sich wieder die Gelegenheit bietet, daran aktiv weiter zu arbeiten.

Probieren Sie es einfach mal ein paar Wochen lang aus. Es würde mich sehr wundern, wenn Sie anschließend wieder zum munteren Hin- und Herspringen zwischen mehreren Projekten zurückkehren würden.


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